ケアマネジャー業務の改善や効率化はどうやる？具体的な方法とポイントを紹介

「ケアマネジャーの業務を効率化させたい」「具体的な成功例を知りたい」と考えておられるかもしれません。
今回は、ケアマネジャー業務の改善や効率化のポイントについて解説します。具体例についても紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

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厚生労働省が後押し！ケアマネジャー業務のICT化について

人手不足が懸念される介護業界において、厚生労働省は業務のICT化を進めています。ICTとは情報通信技術のことであり、パソコンやスマートフォン、タブレットなども含まれます。介護業界には紙ベースで行う作業が多く、ICTを活用することによって業務の効率化を目指しているのです。厚生労働省は、ICT機器の導入に必要な費用を助成しています。また事業所間でやり取りしているケアプランやサービス提供票をデータ連携する「ケアプランデータ連携システム」の普及にも力を注いでいます。
それでは続けて、ケアマネ業務を改善・効率化するための手順に関する説明に⼊ります。

ケアマネ業務を改善・効率化するための手順

ここでは、ケアマネ業務を改善・効率化するための手順について紹介します。
具体的には、

1.業務内容を見える化する
2.改善可能な業務を特定する
3.行動に移し検証する
4.スタッフの同意を得ておく

それでは順番に解説していきます。

業務内容を見える化する

まずは現在行っている業務内容を見直し、細かく分解します。そして、誰がどんな作業をしているかを「見える化」するのです。ケアマネジャーは、個人で作業を行うことが多い職種です。予期せぬ部分で作業方法が統一できておらず、余分な仕事をしてしまっているケースもあります。

改善可能な業務を特定する

作業を見える化できたら、次は改善できそうな業務を特定していきます。改善できそうな業務がいくつかある場合は、優先順位をつけます。改善することで大きな効果が期待できるものから順番に実行していくのがお勧めです。

行動に移し検証する

業務改善を行動に移します。そして「どれだけ手間が省けたか」「どんな変化が見られたか」を検証します。改善できた業務をスタッフ間で共有することが重要です。

スタッフの同意を得ておく

業務改善の際には、スタッフの同意を得ておくことが重要です。「やらされている」と感じながら行う作業は、成功する可能性が低くなってしまいます。「残業時間の削減」「業務の効率化による給与アップ」などのメリットを紹介し、スタッフが一丸となって改善にチャレンジしましょう。それでは続けて、ケアマネ業務を改善する具体例についての説明に⼊ります。

ケアマネジャーの業務を改善する4つの具体例

ここでは、ケアマネジャーの業務を改善する具体例4つを紹介します。
具体的には、

1.書類やPCデータを整理する
2.PCの処理能力を上げる
3.マニュアルによって業務工程を統一する
4.役割分担を見直す

それでは順番に解説していきます。

書類やPCデータを整理する

業務を効率化する上で、整理整頓は非常に重要です。ケアマネジャーは、利用者に関する情報に加えて、研修の案内や福祉用具のパンフレットなど多くの書類を手にします。書類がバラバラになっていると、いざ必要な時に見つけられず時間ばかり過ぎてしまいます。PCデータにしても同様です。必要なデータと過去の使用しないデータが混在していれば、取捨選択に時間と労力を浪費してしまいます。まずは書類やPCデータが整理整頓できているかチェックしてみましょう。

PCの処理能力を上げる

「古いPCを使用しており、業務に時間が掛かり困っている」ケースも多いようです。ケアマネジャーにとってPCは大切なツールであり、処理速度の影響は決して小さくありません。
「忙しいのにスムーズに作動しない」などということになれば、ストレスを感じてモチベーションも低下してしまうでしょう。最近では、ある程度の性能を持つPCがリーズナブルな価格で販売されています。業務の効率化には、快適に業務ができるPCも重要です。

マニュアルによって業務工程を統一する

ケアマネジャーが作成する書類は多岐に渡ります。介護ソフトを使用したり、独自の形式で作成したりすることもあるでしょう。出来上がりは同じものでも、意外にそれぞれのケアマネジャーが独自の方法で作成していることがあります。
これは新人教育や引継ぎを行う際に、混乱を招く恐れがあります。余計な時間や手間も掛かってくるでしょう。マニュアルを作成し業務工程を統一することが重要です。

役割分担を見直す

業務を効率化するためには、定期的に役割分担を見直す必要があります。それぞれのメンバーが得意な分野に集中することで、モチベーションや業務効率がアップするのは確実です。また役割分担を変更した場合、各メンバーが複数の業務を担当できるようになるメリットもあります。
それでは続けて、ケアマネジャーの業務効率化に役立つツールに関する説明に⼊ります。

ケアマネジャーの業務効率化に役立つツールとは？

ここでは、ケアマネジャーの業務効率化に役立つツール3つを紹介します。
具体的には、

1.Web会議システム
2.電子承認ツール（脱ハンコ）
3.タスク・スケジュール管理ツール

の3つです。それでは順番に解説していきます。

Web会議システム

ケアマネジャーの業務では、会議をする機会も多くあります。Web会議は通信環境とタブレット端末などがあれば、すぐに活用することが可能です。移動時間や交通費も削減できます。また欠席者が出る場合には、Web会議の録画機能を使用し議事録として保存することもできるので便利です。担当者会議は利用者の自宅で開催されることが多く、通信環境が整わないこともあるかもしれません。しかし法人内の会議であれば、Web会議を開催する機会も増えているようです。

電子承認ツール（脱ハンコ）

介護業界においても、脱ハンコやペーパーレスの取り組みが進められつつあります。電子承認ツールとは、これまで紙に印鑑を押したり署名したりしてきた行為をPC上で行うシステムのことです。

電子承認ツールのメリットは、以下の通りです。
・承認までの時間が短縮できる
・紙や印刷代などのコストを削減できる
・書類の保管スペースを削減できる

またPC上で保管するため、書類を探す手間も掛かりません。電子承認ツールは作業効率を向上させるだけでなく、コストを削減するメリットもあるのです。

タスク・スケジュール管理ツール

タスクやスケジュールを管理する際、スマートフォンやPCを活用することで業務を効率化できます。グーグルカレンダーがその代表例です。グーグルカレンダーのメリットは以下の通りです。

・外出先でもスマートフォンで予定を確認できる
・カレンダーを共有すれば、各自の予定や仕事量を把握できる
・無料で使用できる

ケアマネジャー間でスケジュールを確認できれば会議や研修会などの日程も決めやすくなり、業務効率の向上も期待できます。

まとめ

今回はケアマネジャー業務の改善や効率化のポイントについて解説しました。人手不足が懸念される介護業界において、業務の効率化が求められています。厚生労働省も、ICT機器を導入するための費用を助成するなど支援しています。またケアマネジャー業務についても、「ケアプランデータ連携システム」の普及を推進しています。
ケアマネジャー業務を改善するための手順は、まず業務内容を見える化することから始めます。そして改善可能な業務を特定・実行し検証作業を行うのです。またスタッフの同意を得ておくことを忘れないようにしましょう。
ケアマネジャーの業務を改善するためのポイントは、以下の通りです。

・書類やPCデータを整理する
・PCの処理能力を上げる
・マニュアルを作成する
・定期的に役割分担を見直す

またWeb会議システムや電子承認ツールなどのICT技術も効果的です。交通費や用紙代などを削減する効果も期待できます。この記事を参考に、ケアマネジャーの業務改善について見直すきっかけになれば幸いです。

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