介護施設は5つの業務改善方法で人材確保の悩みを解消できる！

「介護施設の業務改善方法がわからない」と、悩んでいませんか？
昨今はどの介護施設でも人手が足りず、職員の一人ひとりの負担が大きくなっています。「職員が働きやすい職場を作って、雇用の定着を図りたい」と考えている方も多いでしょう。
今回は、介護施設における業務改善について解説します。この記事では業務改善の重要性や具体的な手順を示していますので、業務改善の手引きにしてください。本記事を参考に、職員が働きやすく利用者さんも過ごしやすい介護施設に改善しましょう。

求人を紹介してもらう

介護施設での業務改善の重要性

介護の仕事は慢性的な人手不足に陥っていますが、このような状況でこそ業務改善は重要になります。介護の仕事では人手不足の状況におかれても、サービスの質の維持向上と人材育成をとおした人材確保に努めなければなりません。そのため、無駄を削減し効率よく業務を行うために、業務の改善が重要になるのです。業務改善は、単に無駄を省くだけが目的ではありません。以下に注意しながら、業務改善を進めましょう。

・質の高いサービスを提供する
・働きやすい環境を作る

質の高いサービスを提供する

　
業務改善は、スタッフの負担軽減が主な目的ではありません。利用者を無視した業務改善は、サービスの質低下につながり、ひいては利用者さんの尊厳の軽視や重大事故などを引き起こしかねません。

働きやすい職場を作る

業務改善は働きやすい環境づくりを行い、人材定着や雇用維持を目指すものです。無駄なコスト削減や業務の効率化を行えば、自然とサービスの質も向上して利用者も満足するケアを受けられるでしょう。

介護業界が抱える問題点と悩み

介護の入所施設では、24時間体制で多くの職員が業務にあたっています。これらをマネジメントするべき施設長やリーダーなどは、通常の業務のほかに事務作業やシフト作成などの業務に追われているため、マネジメントが疎かになっているケースも多いのです。
また、介護スタッフに関しても、通常の業務のほかに申し送りや日誌の記録、レクリエーションや委員会活動の記録と言った事務作業に追われています。そのため、業務の見直しと改善を必要としますが、単に事務作業を簡素化するといった方法ではなく根本的な解決が求められます。

業務改善の重要なポイント

業務改善を行うに当たっては、職員全員が当事者意識を持つのが重要なポイントになります。業務改善の必要性は、介護で働く方なら皆感じているはずです。そのため、業務改善の必要性やプロセスなどを全員に説明しましょう。職員それぞれの役割を自覚してもらい、自分ごとと捉えてもらうのです。また、業務改善は長期にわたるため、全員への経過報告も忘れずこまめに行いましょう。

業務改善の手順・進め方

ここからは、具体的な業務改善の進め方を解説します。介護における業務改善は、「多くの利用者に質の高いケアを届ける」ことが目的です。すなわち、業務にかかる時間の短縮が目的ではなく、介護の質向上のために時間をかけるべき業務とはぶく業務を区別するのです。重要性の低い間接業務を減らし、利用者と触れ合う時間を増やせられれば、介護の価値が上がった証拠になるでしょう。
具体的な業務改善は、以下に示す手順で行います。

・業務改善の準備
・介護施設の課題をみえる化
・業務改善の目標と計画を立てる
・業務改善に取り組む
・業務改善の効果もみえる化

※参考： 厚生労働省「介護分野における生産性向上の取組の進め方」

業務改善の準備

業務改善を実際に始める前に改善活動チームの立ち上げを行い、リーダーを選定しましょう。改善活動チームは、業務改善に前向きな職員をメンバーにしましょう。また、パソコンの操作に慣れていて、ICTにも理解ある職員を一人以上メンバーにしたいところです。また、リーダーは現在の役職だけでなく、人材育成も考慮して検討しましょう。

介護施設の課題をみえる化

まずは、事業所の課題をあぶり出しましょう。必要のない業務や介護職以外に任せられる業務の洗い出しや、それぞれの業務に係る時間を見える化していきます。課題の洗い出しなどには、専用のツールを使うと便利です。専用のツールは、厚生労働省の「介護分野における生産性向上の取組の進め方」にあるツールがおすすめです。

業務改善の目標と計画を立てる

課題の見える化ができたら、改善活動チームの中でその課題をどのように解決するかを、ワークショップ形式で議論しましょう。

※ワークショップとは参加者が自由に作業や発言できる環境を造り、ファシリテーター（司会進行役）を中心にして、参加者全員が参加する問題解決法です。

ワークショップでは、洗い出した課題の中から、今すぐに解決すべき課題を決めていきます。次に、それぞれの課題に対する具体的な取り組み内容をまとめましょう。そのさいは、取り組みにかける期間や担当者も必ず決めてください。取り組みの期限がなく責任を持つべき担当者もいないケースだと、いつまでたっても改善活動が終わらずにそのままうやむやになってしまう危険があります。

業務改善に取り組む

ここで初めて、目標・計画に従って改善活動に取り組みます。はじめは3カ月を目処に取り組んでみましょう。ここでのポイントは、どのような些細な成功事例でも共有することです。成功事例を積み上げて、職員全体のモチベーションにつなげましょう。

業務改善の効果もみえる化

業務改善の実施に当たっては、進捗管理を記録して定期的に活動状況の振り返りを行いましょう。各プロセスの状況やスケジュールの確認をして、必要に応じて修正をしてください。計画の改善点を確認して、再度業務改善を実行します。そのあとはこのサイクルを繰り返して行きましょう。

※参考： 厚生労働省「介護分野における生産性向上の取組の進め方」

厚生労働省も業務改善を後押ししている

介護分野における業務改善の必要性は、厚生労働省も強く感じているところです。そのため厚生労働省でも、さまざまなツールなどを作成して介護の業務改善を後押ししています。
下記にいろいろなツールを紹介していますので、ぜひ活用してください

介護分野における生産性向上の取り組みを進めるためのツール等

厚生労働省は介護分野の生産性向上を促進するために、「介護分野における生産性向上の取組みを進めるためのツール等」を公開しています。ここでは、介護現場での効率化や作業改善を支援するための事例集やガイドライン・ツールキットなどが提供されており、これらの活用でより効果的かつ効率的な介護サービスの提供が期待できます。

より良い職場・サービスのために今日からできること

厚生労働省の「より良い職場・サービスのために今日からできること（施設・事業所向け手引き）」は、介護施設や事業所において業務改善を促進するための指針になります。この手引きでは介護現場の全職員に対して意識改革を促し、業務プロセスの見直しや役割の明確化、コミュニケーションの円滑化、スキル向上の研修と柔軟な勤務制度の導入などを支援しています。この手引きを参考にすればより良い職場環境を実現し、利用者に質の高いサービスを提供するためのヒントになるでしょう。

【まとめ】 介護施設の業務改善をして介護サービスの質を上げよう！

介護業界の人手不足の中でサービスの質向上と人材育成を継続するためには、無駄を削減し効率的に業務を行う必要があります。介護施設では、施設長やリーダーが通常の業務だけでなく事務作業に追われるためにマネジメントが疎かになるケースや、介護スタッフも事務作業に追われて業務を見直せないため改善できないケースが多くみられます。
しかし、業務改善を先送りにしていたら、この状況はいつまでも変わりません。業務を簡略化して対応しても所詮対症療法にすぎず、根本的な解決にはならないでしょう。この機会に、しっかりと業務改善に取り組んでください。
厚生労働省も介護業界の業務改善を後押ししており、介護分野における生産性向上の取り組みを進めるためのツールやガイドラインなどを提供しています。根本的な業務改善を実施して、職員が働きやすく利用者さんも快適に過ごせる介護施設を目指しましょう！

「ミラクス介護」では、あなたの転職活動を求人紹介から入職決定まですべて無料でサポートさせていただきます。

上記の特徴のようにあなたの転職を全力でサポートさせていただきます！

伺った希望条件からピッタリの求人をピックアップすることやお給料・勤務時間などの待遇面の交渉などをあなたに代わって、弊社のコンサルタントが行います。きっとあなたが希望するお仕事を見つけることができます。

ご相談をお待ちしております！