介護職のタイムマネジメントとは？業務を効率化するためのアイデアを徹底解説！

タイムマネジメントとは「時間管理」のことで、時間を効率的に使い生産性を上げることを意味します。介護業界は人手不足という深刻な課題に直面しており、介護スタッフの業務負担は増加しています。このような状況の中、注目されているのが「業務の効率化」です。
職場環境の整備や業務フローの見直しを行うことで、効率的な事業運営が期待できます。本記事では、介護職のタイムマネジメントと業務効率化のための具体的なアイデアを紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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介護業界の現状と課題

ここでは、介護業界の現状と課題について紹介します。
具体的には、

1.介護業界全体の人手不足の実態
2.介護職員の負担増加と離職率の高さ
3.介護サービスへの影響

の3つです。

それでは順番に解説していきます。

介護業界全体の人手不足の実態

厚生労働省は、2025年度には約32万人の介護士が不足すると公表しています。また2040年度には、約69万人が不足する見込みです。政府は介護人材の確保のため、処遇の改善など様々な取り組みを行っています。しかし、いまだ根本的な課題の解消にはつながっていないのが現状です。

※参考： 厚生労働省「第８期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」

介護職員の負担増加と離職率の高さ

介護業界では人手不足が慢性化しており、介護職員の業務負担は大きくなっています。介護職は、身体的および精神的負担が大きい仕事であることに加えて、人手不足から十分に休日を取得できないケースも珍しくありません。さらに、他の産業に比べて給与が低いことやキャリアパスの不明瞭さから退職してしまうケースも多くあるのです。

介護サービスへの影響

人材不足によって、本来は介護サービスを必要とする高齢者が、充分なケアを受けられないリスクも増加しています。さらに、スタッフの離職が続くことで、残された職員の意欲が低下し、ケアの質を引き下げる恐れもあるのです。人材を定着させ、質の高いケアを提供するためには、業務の効率化や職場環境の整備が求められています。

それでは続けて、仕事を効率化するためのガイドラインに関する説明に⼊ります。

介護現場の仕事を効率化するためのガイドラインについて

厚生労働省は、介護事業所の業務改善についてのガイドラインを公表しています。業務の改善活動を通じて、介護サービスの質を維持向上させるために作られたものです。以下にポイントをまとめましたので、参考にしてください。

職場環境の整備：まずは職場の整理整頓を行います。乱雑な職場では、資料を探すにも時間が必要です。5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）を行い、何がどこにあるか、すぐに把握できるようにしましょう。
業務の明確化と役割分担：業務ごとに明確な役割分担を定めることで、各職員の負担を均等にし、無駄を省きます。

手順書の作成：申し送りなど、繰り返し行う業務の手順をマニュアル化します。作業のバラツキをなくし、クオリティを一定に保つことが可能です。
タブレット端末による記録・報告：記録や報告を作成する際、手書きでは何度も転記する必要があります。タブレット端末やスマートフォンによるデータ入力を行うことで、負担を軽減することが可能です。また写真や動画を活用した利用者情報の共有もできます。

インカムの利用：現場スタッフへ指示を出す際、インカム（イヤホンやヘッドセットにマイクを装着した通信機器）を活用するとタイムリーな情報共有が可能です。情報伝達のために、わざわざ歩き回る必要がありません。
教育・行動指針の徹底：教育や行動指針が徹底されていなければ、職員に迷いが生じます。組織の理念や行動指針を全職員に伝えることで、イレギュラーな出来事にも対応することが可能です。
これらのガイドラインに従って業務改善を行うことで、日々の業務が効率化され、介護スタッフのストレスが軽減されます。これにより、ケアの質を保つことも可能となり、大きなメリットが得られるのです。
それでは続けて、業務効率化へのステップに関する説明に⼊ります。

介護職が実践できる業務効率化への5ステップ

ここでは、介護職が実践できる業務効率化への「5つのステップ」について紹介します。
具体的には、

業務改善の準備をする
課題を「見える化」する
業務フローを変更し情報共有する
計画を実行する
評価・修正する

の5つです。
それでは順番に解説していきます。

①業務改善の準備をする

まず、業務改善プロジェクトチームの立ち上げを行います。チームメンバーは、経営層をはじめとして、管理者やリーダーなどの中堅層、そして現場スタッフで構成されたバランスの良いチームが理想です。

チームでミーティングを開き、「キックオフ宣言」をします。具体的な改善目標を設定し、達成のためのステップを計画しましょう。また人手不足などが原因で余裕がない場合には、コンサルタントなど外部の力を借りるのも有効です。

②課題を「見える化」する

次に必要なのは、課題を見える化することです。現場スタッフ全員から、気になっていることについて事前にアンケートをとっておくのも良いでしょう。

例えば、

●職員間のコミュニケーションが不足している
●現場の人員が不足していて、事故の可能性がある
●重複している業務がある

などです。現場の課題について「見える化」することで、業務プロセスを再設計できます。

③業務フローを変更し情報共有する

見える化した課題に基づいて、業務フローの変更を行います。不要な業務をなくしたり、重複している作業を一つにしたりして、業務を効率化するのです。その後、改善した業務フローを全職員と共有し、意見を取り入れましょう。

④計画を実行する

全ての準備が整ったら、計画の実行に移ります。計画の実行にあたっては、全てのスタッフが改善点を理解し、新しいプロセスに沿って業務を行うことが不可欠です。
業務フローの変更により、現場スタッフが混乱したり、意見を持っていたりすることも考えられます。頻繁に意見を聞いて、スタッフの意見をフィードバックすることも重要です。

⑤評価・修正する

最後のステップとして、改善活動の振り返りを行います。実施した改善策の効果を評価し、必要に応じて修正を加えるのです。うまくいった点も、いかなかった点も、必ず定期的に評価をしましょう。
それでは続けて、業務効率化のための具体的な方法に関する説明に⼊ります。

業務効率化のための具体的な方法3選！

ここでは、業務効率化のための方法を3つ紹介します。
具体的には、

1.見守りセンサーなどを導入する
2.ICTツールの活用
3.職場環境の整備

の3つです。それでは順番に解説していきます。

見守りセンサーなどを導入する

介護施設に見守りセンサーを設置することで、部屋への訪問回数を減らせます。特に夜間のスタッフが手薄になりがちな時間帯において、職員の業務負担を軽減することが可能です。
また転倒や体調不良などの緊急事態が発生した場合、センサーが即座に職員へ通知するため、利用者の安全を確保できます。また、省いた時間を他の業務に充てられるので、結果として人件費の削減につながるのです。

ICTツールの活用

介護現場における業務効率化には、ICTツールの導入が欠かせません。特に、介護記録の電子化は、事務作業によるスタッフの負担を大きく削減することが期待できます。
電子カルテシステムを活用することで転記や重複する作業を減らし、検索機能を用いて過去の記録を抽出することも可能です。その結果、職員は記録管理にかかる時間を削減し、より多くの時間を利用者のケアに充てられるメリットもあります。

職場環境の整備

職場の環境を整えることも業務効率化への第一歩です。雑然とした職場環境では、スタッフが物や用具を探すために時間がかかってしまいます。不要なものは、早期に破棄することも大切です。また置き場所が決められておらず、床に物が置かれているような状況では、つまずいて怪我をしてしまう可能性もあります。

以下の点に注意して環境を整えましょう。

1.使用していないものは廃棄する
2.機能を考えてものを配置する
3.美しく整える

スタッフ全員が、作業を行いやすい環境づくりを意識することが必要です。

まとめ

今回は、介護職のタイムマネジメントと業務効率化について詳しく解説しました。
介護業界は人手不足という課題を抱えており、業務の効率化が望まれています。そのためには、職場環境の整備やICTツールの活用、見守りセンサーの導入が効果的です。これらを導入することで、ケアの質の向上や介護職員の負担軽減が期待できます。
この記事をお読みになり、介護職のタイムマネジメントや業務効率化への理解を深めていただければ幸いです。

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